FOTACAR CLOUD - DOCUMENTI LEGALI

PREMESSA PER INTEGRAZIONE DASHBOARD

Uso consigliato dei testi e tracciamento accettazioni

NOTA IMPORTANTE

Questo documento contiene bozze professionali e coerenti dei testi legali da inserire nella dashboard Fotacar Cloud. Non costituisce parere legale. Prima della pubblicazione definitiva è opportuno far verificare i testi da un professionista, soprattutto per privacy, DPA, clausole specifiche e condizioni economiche.

Dati fornitore da verificare

Nel testo sono indicati Fast Agency di Pettenon Duilio Andrea ed email andrea@fastagency.eu. Prima della pubblicazione completare o verificare sede, partita IVA/codice fiscale, PEC e ogni altro dato fiscale/legale richiesto.

Impostazione generale

I testi sono pensati per un servizio B2B rivolto ad aziende e professionisti, con accesso tramite dashboard, app mobile, dispositivi autorizzati, moduli Foto veicoli e Documenti, periodo di prova gratuito e passaggio a servizio a pagamento solo dopo conferma esplicita dell'azienda.

Versioning

Ogni documento pubblicato nella dashboard dovrebbe avere un codice/versione e una data di efficacia. Quando il testo cambia, la dashboard dovrebbe mostrare la nuova versione e registrare una nuova accettazione se la modifica è rilevante.

Accettazioni da registrare

Per ogni accettazione salvare almeno: azienda, utente amministratore, documento accettato, versione, data e ora, indirizzo IP, user agent, eventuale consenso marketing separato e stato delle clausole specificamente approvate.

Checkbox consigliate

Nel flusso trial e nel passaggio a pagamento prevedere checkbox distinte per: accettazione condizioni generali/servizio, presa visione privacy policy, accettazione DPA ove applicabile, approvazione specifica delle clausole indicate, consenso marketing facoltativo e separato.

1. CONDIZIONI DI VENDITA E TERMINI GENERALI DI UTILIZZO FOTACAR CLOUD

Versione 2.1 - testo per registrazione trial e uso del servizio

1. Fornitore

Il servizio Fotacar Cloud è fornito da Fast Agency di Pettenon Duilio Andrea, di seguito anche 'Fornitore' o 'Fotacar Cloud'. I dati identificativi completi del Fornitore, inclusi sede, partita IVA/codice fiscale, PEC e contatti, sono indicati nella dashboard, nella proforma o nella documentazione commerciale pubblicata.

2. Cliente

Il servizio è destinato esclusivamente ad aziende, professionisti, enti o organizzazioni che lo utilizzano per finalità lavorative e operative. Il servizio non è destinato a consumatori privati né a utenti minorenni. L'utente che registra o amministra l'account dichiara di essere maggiorenne e autorizzato ad agire per conto dell'azienda cliente.

3. Oggetto del servizio

Fotacar Cloud consente all'azienda cliente di collegare dispositivi autorizzati alla dashboard aziendale e di utilizzare le funzioni disponibili nei moduli attivati. In particolare, il servizio può comprendere la raccolta, l'invio, l'archiviazione e la consultazione di foto veicoli, documenti operativi, dati tecnici e informazioni collegate alle attività dell'azienda cliente.

4. Moduli del servizio

Il servizio può essere configurato per singolo dispositivo con uno o più moduli, tra cui: Foto veicoli, Documenti, oppure combinazioni dei moduli disponibili. Le funzioni effettivamente accessibili dipendono dal piano, dai moduli selezionati, dallo stato del dispositivo e dalle impostazioni dell'azienda nella dashboard.

5. Periodo di prova

La registrazione trial attiva un periodo iniziale gratuito, salvo diversa indicazione nella dashboard. Durante la prova l'azienda può testare il servizio, autorizzare dispositivi, valutare i moduli disponibili e scegliere se proseguire o meno con il servizio a pagamento. La prova gratuita non si trasforma automaticamente in servizio a pagamento senza conferma esplicita dell'azienda.

6. Account amministratore

L'account amministratore è responsabile della custodia delle credenziali, della corretta configurazione dell'azienda, della gestione degli utenti e dei dispositivi, nonché dell'accuratezza dei dati inseriti. L'azienda deve informare tempestivamente il Fornitore in caso di uso non autorizzato dell'account o sospetto accesso abusivo.

7. Dispositivi autorizzati

I dispositivi vengono collegati tramite procedure di invito, QR code, codici o altre modalità tecniche rese disponibili dalla dashboard. L'azienda è responsabile di autorizzare solo dispositivi e operatori legittimati all'uso del servizio. Un dispositivo può essere disattivato, escluso dalla proforma o non coperto da un periodo pagato secondo le regole visualizzate nella dashboard.

8. Uso corretto

Il servizio deve essere utilizzato esclusivamente per finalità lecite, professionali e pertinenti all'attività dell'azienda cliente. È vietato caricare, trasmettere o conservare contenuti illeciti, non autorizzati, offensivi, lesivi di diritti di terzi, non pertinenti all'attività aziendale o contrari alle presenti condizioni.

Divieto di contenuti non pertinenti, illeciti o lesivi

Fotacar Cloud è un servizio destinato esclusivamente a finalità professionali e operative collegate alla gestione di foto, documenti e dati relativi a veicoli, trasporti, consegne, ritiri e attività aziendali compatibili con le funzionalità del servizio.

È espressamente vietato utilizzare il servizio per caricare, archiviare, trasmettere o condividere contenuti non pertinenti all'attività aziendale, contenuti a carattere sessualmente esplicito, pornografico, violento, discriminatorio, offensivo, diffamatorio, lesivo della dignità o dei diritti di terzi, nonché qualsiasi contenuto illecito o comunque non autorizzato.

È inoltre vietato caricare o trattare tramite il servizio materiale che possa riguardare, anche solo potenzialmente, abuso o sfruttamento di minori, immagini o video intimi diffusi senza consenso, contenuti ottenuti illecitamente, minacce, violenze, estorsioni, molestie o altri fatti penalmente rilevanti.

L'azienda cliente è responsabile dei contenuti caricati dai propri utenti, dipendenti, collaboratori, incaricati o dispositivi autorizzati, e garantisce di disporre di ogni diritto, autorizzazione, base giuridica e informativa necessaria per il caricamento e il trattamento dei contenuti tramite Fotacar Cloud.

Sospensione del servizio e segnalazione di contenuti illeciti

Fotacar Cloud non effettua un controllo preventivo generalizzato dei contenuti caricati dagli utenti. Tuttavia, qualora il fornitore venga a conoscenza, anche tramite segnalazione, richiesta di assistenza, attività tecnica, manutenzione, controllo di sicurezza o altra circostanza, della presenza di contenuti vietati, non pertinenti, sospetti o potenzialmente illeciti, potrà adottare le misure ritenute ragionevolmente necessarie per tutelare il servizio, gli utenti, i terzi e il fornitore stesso.

Tali misure possono includere, a titolo esemplificativo, la sospensione temporanea dell'account, il blocco di uno o più dispositivi, la limitazione dell'accesso ai contenuti, la conservazione tecnica dei dati e dei log necessari, la rimozione o disabilitazione dell'accesso ai contenuti, nonché la richiesta di chiarimenti all'azienda cliente.

Qualora i contenuti o le circostanze rilevate facciano ragionevolmente presumere la commissione di un illecito o di un reato, in particolare in presenza di materiale riguardante minori, sfruttamento, abuso, violenza, minacce, immagini intime diffuse senza consenso o altri fatti potenzialmente penalmente rilevanti, il fornitore potrà, e nei casi previsti dalla legge dovrà, informare le autorità competenti, fornendo le informazioni disponibili nei limiti consentiti o imposti dalla normativa applicabile.

L'azienda cliente prende atto che, in tali casi, il fornitore potrà conservare temporaneamente i dati, i file, i metadati e i log tecnici pertinenti, nella misura necessaria alla tutela dei diritti, alla sicurezza del servizio, all'adempimento di obblighi di legge o alla collaborazione con le autorità competenti.

9. Contenuti caricati

L'azienda cliente resta responsabile dei dati, delle foto, dei documenti, delle targhe, dei dati veicolo, dei dati degli operatori e di ogni altro contenuto caricato tramite app o dashboard. Il Fornitore non controlla preventivamente il contenuto dei file caricati, salvo controlli tecnici necessari a sicurezza, erogazione, assistenza o manutenzione.

10. Verifiche tecniche e valore dei file

Eventuali hash, codici di verifica, pagine pubbliche di riscontro, link di condivisione o strumenti di verifica integrità hanno funzione tecnica. Salvo diverso accordo scritto, non costituiscono firma digitale qualificata, marca temporale qualificata, conservazione digitale a norma o certificazione legale equivalente.

11. Disponibilità del servizio

Il Fornitore adotta misure ragionevoli per mantenere disponibile il servizio, ma non garantisce l'assenza assoluta di interruzioni, rallentamenti, errori, manutenzioni, problemi di rete, guasti infrastrutturali o eventi fuori dal proprio controllo. Eventuali interventi di manutenzione potranno essere programmati o eseguiti con urgenza per ragioni tecniche o di sicurezza.

12. Assistenza

L'assistenza viene fornita tramite i canali indicati dal Fornitore e nei limiti compatibili con il piano attivo, la natura della richiesta e la disponibilità tecnica. Il Fornitore può richiedere informazioni, schermate, log o esempi per diagnosticare un problema.

13. Sospensione

Il Fornitore può sospendere o limitare l'accesso al servizio in caso di mancato pagamento, uso improprio, rischio per la sicurezza, violazione delle presenti condizioni, richiesta dell'azienda, ordine dell'autorità o necessità tecnica urgente. Quando ragionevolmente possibile, il Fornitore informerà l'azienda delle ragioni della sospensione.

14. Modifiche al servizio

Il Fornitore può aggiornare, correggere, migliorare o modificare le funzioni del servizio per esigenze tecniche, normative, commerciali o di sicurezza. Le modifiche rilevanti delle condizioni economiche o contrattuali saranno rese disponibili nella dashboard o comunicate con modalità idonee prima della loro applicazione, quando richiesto.

15. Privacy e protezione dati

Il trattamento dei dati personali avviene secondo la Privacy Policy e, per i dati trattati per conto dell'azienda cliente, secondo l'Accordo trattamento dati / DPA. L'azienda è responsabile di informare dipendenti, collaboratori, autisti e altri soggetti interessati sull'uso del servizio quando necessario.

16. Clausole specifiche

Clausole specificamente approvate. Ai sensi e per gli effetti della normativa applicabile, l'azienda cliente approva specificamente le clausole relative a: uso corretto e vietato del servizio; responsabilità sui contenuti caricati; divieto di contenuti non pertinenti, sessualmente espliciti, illeciti o lesivi; sospensione dell'account o dei dispositivi; limitazione o rimozione dell'accesso ai contenuti; conservazione tecnica di file, metadati e log; segnalazione alle autorità competenti in caso di contenuti illeciti o sospetti; limitazioni di responsabilità; disponibilità, manutenzione e interruzioni del servizio; cessazione del rapporto e gestione dei dati alla cessazione.

2. CONDIZIONI ECONOMICHE DEL PERIODO DI PROVA

Versione 2.1 - prova gratuita e scelta dei dispositivi/moduli

1. Prova gratuita

La registrazione al servizio Fotacar Cloud può attivare un periodo di prova gratuito della durata indicata nella dashboard. In assenza di diversa indicazione, la prova ha durata di un mese. Durante il periodo di prova non è richiesto alcun pagamento iniziale.

2. Nessun addebito automatico

La prova gratuita non comporta addebiti automatici e non si trasforma automaticamente in servizio a pagamento. Per proseguire dopo la prova è necessaria una conferma esplicita dell'azienda, il completamento dei dati di fatturazione richiesti e, ove previsto, il pagamento della proforma o dell'avviso di pagamento generato dalla dashboard.

3. Moduli durante la prova

Durante la prova l'azienda può testare i moduli disponibili, quali Foto veicoli e Documenti, secondo le funzioni abilitate dalla dashboard e dall'app. Il Fornitore può applicare limiti tecnici ragionevoli al numero di dispositivi, volume dei file, funzioni disponibili o durata del trial.

4. Scelta dei dispositivi da includere

Prima della prosecuzione a pagamento, l'azienda può scegliere quali dispositivi includere nel primo periodo pagato e quali moduli mantenere per ciascun dispositivo. I dispositivi esclusi dalla proforma restano utilizzabili fino alla scadenza della prova, ma non saranno coperti dal periodo a pagamento salvo successiva inclusione o riattivazione.

5. Listino applicabile

Il prezzo applicabile dopo il trial è quello mostrato nella dashboard al momento della generazione della proforma o dell'avviso di pagamento. Il totale dipende dai dispositivi inclusi e dai moduli selezionati per ciascun dispositivo, ad esempio Foto veicoli, Documenti o Foto + Documenti.

6. Riepilogo proforma

La dashboard può mostrare un riepilogo stimato della futura proforma, con numero di dispositivi inclusi, moduli selezionati e totale mensile o periodico stimato. Tale riepilogo è calcolato sulla base delle impostazioni presenti in quel momento e può cambiare se l'azienda modifica dispositivi o moduli prima della conferma.

7. Fine della prova

Alla scadenza della prova, se l'azienda non conferma la prosecuzione o non completa gli adempimenti richiesti, il servizio potrà essere sospeso, limitato o reso non più operativo per i dispositivi non coperti da un periodo pagato. I dati già caricati potranno restare accessibili per un periodo tecnico limitato, secondo le condizioni di servizio e la Privacy Policy.

Uso pertinente durante la prova

La gratuità del periodo di prova non modifica la natura professionale del servizio. Anche durante il trial il servizio deve essere usato solo per finalità aziendali lecite e pertinenti ai moduli Fotacar Cloud; il caricamento di contenuti non pertinenti, illeciti, sessualmente espliciti, lesivi di terzi o non autorizzati può comportare sospensione o limitazione del servizio secondo i Termini generali.

8. Estensioni o condizioni particolari

Eventuali estensioni della prova, sconti, condizioni promozionali o accordi personalizzati sono validi solo se confermati dal Fornitore tramite dashboard, email o altro mezzo scritto idoneo.

3. CONDIZIONI GENERALI DEL SERVIZIO A PAGAMENTO

Versione 2.1 - prosecuzione dopo la prova

1. Attivazione del servizio a pagamento

Il servizio a pagamento si attiva solo dopo conferma esplicita dell'azienda, completamento dei dati necessari e pagamento o accettazione dell'avviso/proforma secondo le modalità indicate. L'attivazione può riguardare uno o più dispositivi e uno o più moduli per dispositivo.

2. Periodo coperto

Il periodo pagato, la data di inizio, la data di fine, i dispositivi inclusi e i moduli coperti sono indicati nella dashboard, nella proforma, nell'avviso di pagamento o nella documentazione commerciale. I dispositivi o moduli non inclusi non sono coperti dal servizio a pagamento.

3. Funzioni comprese

Le funzioni disponibili dipendono dal piano attivo. Il modulo Foto veicoli consente la gestione delle fotografie operative dei veicoli. Il modulo Documenti consente la gestione di documenti operativi, quali DDT, CMR o altri file caricati dall'azienda, nei limiti tecnici del servizio. Il piano completo consente l'uso combinato dei moduli disponibili.

4. Modifiche a dispositivi e moduli

L'azienda può richiedere o effettuare dalla dashboard modifiche ai dispositivi e ai moduli secondo le regole tecniche disponibili. L'aggiunta di dispositivi o moduli può comportare un adeguamento economico. La rimozione o disattivazione può produrre effetti dal periodo successivo o secondo quanto indicato nella dashboard.

5. Obblighi dell'azienda

L'azienda deve utilizzare il servizio in modo lecito, mantenere aggiornati i dati amministrativi e fiscali, gestire correttamente utenti e dispositivi, informare i propri operatori, rispettare la normativa applicabile e assicurarsi di avere titolo per caricare e trattare foto, documenti e dati tramite Fotacar Cloud.

Uso professionale e contenuti vietati

Il servizio a pagamento mantiene la propria natura di servizio professionale B2B. L'azienda cliente si impegna a utilizzare Fotacar Cloud esclusivamente per finalità lecite, professionali e pertinenti alle attività aziendali per le quali il servizio è stato attivato.

L'utilizzo del servizio per archiviare, trasmettere o condividere contenuti non pertinenti, sessualmente espliciti, offensivi, lesivi di terzi, non autorizzati, illeciti o potenzialmente penalmente rilevanti costituisce grave violazione delle condizioni contrattuali e può comportare sospensione, limitazione o cessazione del servizio, fatto salvo ogni ulteriore diritto del fornitore.

Il fornitore non assume responsabilità per i contenuti caricati dall'azienda cliente, dai suoi utenti, dipendenti, collaboratori o dispositivi autorizzati. L'azienda cliente resta responsabile della liceità, pertinenza, correttezza e autorizzazione dei contenuti caricati tramite il servizio.

Fotacar Cloud non effettua un controllo preventivo generalizzato dei contenuti caricati. Qualora tuttavia il fornitore venga a conoscenza di contenuti vietati, sospetti o potenzialmente illeciti, potrà adottare misure ragionevoli e proporzionate, tra cui sospensione, blocco di dispositivi, limitazione dell'accesso, conservazione tecnica temporanea dei dati e dei log pertinenti e segnalazione alle autorità competenti nei casi previsti o consentiti dalla legge.

6. Contenuti e responsabilità

L'azienda resta titolare e responsabile dei contenuti caricati e delle istruzioni impartite al Fornitore. Il Fornitore non risponde della correttezza, liceità, completezza o qualità dei dati caricati dall'azienda, salvo i casi di responsabilità imputabili al Fornitore nei limiti di legge.

7. Conservazione operativa

Fotacar Cloud offre funzioni di archiviazione e consultazione operative. Salvo diverso accordo scritto, il servizio non sostituisce sistemi obbligatori di conservazione digitale a norma, conservazione fiscale, firma digitale qualificata, marca temporale qualificata o altri servizi regolamentati.

8. Sicurezza

Il Fornitore adotta misure tecniche e organizzative ragionevoli per proteggere il servizio, tra cui comunicazioni protette, autenticazione, separazione dei dati per azienda, controlli di accesso, log tecnici, backup e attività di manutenzione. L'azienda deve a sua volta proteggere credenziali, dispositivi e accessi.

9. Manutenzione e aggiornamenti

Il Fornitore può eseguire aggiornamenti, manutenzioni, correzioni, modifiche infrastrutturali e interventi di sicurezza. Quando ragionevolmente possibile, le manutenzioni programmate saranno organizzate in modo da ridurre l'impatto sull'operatività.

10. Mancato pagamento

In caso di mancato pagamento, pagamento incompleto, causale errata non riconciliabile o superamento dei termini indicati, il servizio potrà non essere attivato, essere sospeso o essere limitato ai soli dati già disponibili, secondo le regole comunicate all'azienda.

11. Cessazione

Alla cessazione del rapporto, l'azienda potrà richiedere l'esportazione dei dati entro il termine indicato dal Fornitore o, in mancanza, entro 30 giorni dalla cessazione. Decorso tale termine, i dati potranno essere cancellati, resi non accessibili o conservati solo nei limiti necessari per obblighi di legge, sicurezza, backup tecnici o tutela dei diritti.

12. Limitazioni di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, il Fornitore non risponde di danni indiretti, perdita di profitto, perdita di opportunità, interruzioni dovute a terzi, errori causati da dati inseriti dall'azienda, uso improprio del servizio o mancata custodia di credenziali e dispositivi da parte dell'azienda.

13. Legge applicabile

Il rapporto è regolato dalla legge italiana, salvo norme inderogabili applicabili. Eventuali controversie saranno gestite secondo i criteri previsti dalla legge o secondo diverso accordo scritto validamente accettato dalle parti.

14. Clausole specifiche

Clausole specificamente approvate. Ai sensi e per gli effetti della normativa applicabile, l'azienda cliente approva specificamente le clausole relative a: uso corretto e vietato del servizio; responsabilità sui contenuti caricati; divieto di contenuti non pertinenti, sessualmente espliciti, illeciti o lesivi; sospensione dell'account o dei dispositivi; limitazione o rimozione dell'accesso ai contenuti; conservazione tecnica di file, metadati e log; segnalazione alle autorità competenti in caso di contenuti illeciti o sospetti; limitazioni di responsabilità; disponibilità, manutenzione e interruzioni del servizio; cessazione del rapporto e gestione dei dati alla cessazione.

4. CONDIZIONI ECONOMICHE DEL SERVIZIO A PAGAMENTO

Versione 2.1 - listino, proforma, pagamento e fatturazione

1. Prezzi

I prezzi applicati sono quelli mostrati nella dashboard e nel listino attivo al momento della generazione della proforma o dell'avviso di pagamento. Il totale dipende dai dispositivi inclusi, dai moduli selezionati per ciascun dispositivo e da eventuali condizioni particolari confermate per iscritto.

2. Moduli economici

La dashboard può prevedere prezzi distinti per il modulo Foto veicoli, per il modulo Documenti e per il piano Foto + Documenti. Il piano combinato può avere un prezzo diverso dalla semplice somma dei singoli moduli, secondo il listino attivo.

3. Riepilogo prima della conferma

Prima della prosecuzione a pagamento, la dashboard mostra un riepilogo dei dispositivi inclusi, dei dispositivi esclusi, dei moduli selezionati e del totale stimato. L'azienda è tenuta a verificare il riepilogo prima di confermare la prosecuzione.

4. Proforma o avviso di pagamento

La proforma o l'avviso di pagamento non costituisce fattura elettronica emessa. Il documento indica importo, periodo coperto, dispositivi e moduli conteggiati, dati di pagamento, eventuale scadenza e causale obbligatoria.

5. Causale obbligatoria

Per consentire la riconciliazione automatica o manuale del pagamento, il bonifico o altro pagamento deve riportare esattamente la causale indicata nella proforma, nell'avviso o nell'email ricevuta. Errori nella causale possono ritardare l'attivazione o la registrazione del pagamento.

6. Attivazione dopo pagamento

Salvo diversa indicazione scritta, il servizio a pagamento viene attivato o prorogato dopo la registrazione del pagamento ricevuto e riconciliato. In caso di pagamento incompleto, non riconciliabile o non ricevuto, il Fornitore può sospendere o non attivare il servizio.

7. Fattura

La fattura elettronica viene emessa dopo la registrazione del pagamento, sulla base dei dati fiscali forniti dall'azienda cliente. L'azienda è responsabile della correttezza e completezza dei dati fiscali, inclusi ragione sociale, partita IVA/codice fiscale, codice destinatario, PEC e indirizzo.

8. IVA, bollo e regime fiscale

IVA, natura IVA, eventuale imposta di bollo, regime fiscale e altri elementi fiscali sono applicati secondo la normativa e le impostazioni fiscali del Fornitore vigenti al momento dell'emissione. Il riepilogo economico può indicare importi imponibili, totali, eventuale bollo e natura IVA ove applicabile.

9. Dispositivi esclusi

I dispositivi esclusi dalla proforma non sono conteggiati nel primo periodo pagato. Al termine della prova gratuita potranno essere disattivati, non coperti dal servizio pagato o riattivati/inclusi successivamente secondo le regole disponibili nella dashboard.

10. Variazioni successive

L'aggiunta di dispositivi o moduli durante un periodo già attivo può generare un nuovo addebito, un conguaglio o l'applicazione dal periodo successivo, secondo quanto indicato nella dashboard o concordato per iscritto. La rimozione di dispositivi o moduli non comporta alcun rimborso per il periodo già pagato, poiché il servizio resta comunque utilizzabile dalla dashboard per consultare e gestire i documenti e le foto caricati fino al momento della rimozione.

Esclusione dei contenuti vietati dal servizio pagato

Il pagamento del servizio non autorizza l'uso di Fotacar Cloud come archivio generico o personale, né per contenuti non pertinenti, illeciti, sessualmente espliciti, lesivi di terzi o non autorizzati. Tali utilizzi restano vietati e possono comportare sospensione, limitazione o cessazione del servizio secondo le Condizioni generali.

11. Modifiche di listino

Il Fornitore può modificare il listino per periodi futuri. Le modifiche economiche non si applicano retroattivamente ai periodi già pagati, salvo diverso accordo. Prima di generare una nuova proforma, la dashboard mostra il listino applicabile in quel momento.

5. PRIVACY POLICY FOTACAR CLOUD

Versione 2.1 - informativa privacy sintetica per dashboard, app e trial

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento per i dati raccolti direttamente per registrazione, gestione account, fatturazione, sicurezza, assistenza e comunicazioni di servizio è Fast Agency di Pettenon Duilio Andrea. Contatto email: andrea@fastagency.eu. Gli ulteriori dati identificativi del titolare sono pubblicati nella dashboard o nella documentazione commerciale.

2. Dati trattati

Possono essere trattati: dati identificativi e di contatto dell'azienda e dell'amministratore, email, telefono se fornito, paese, dati fiscali e di fatturazione, dati di login, indirizzo IP, user agent, log tecnici, dati dei dispositivi autorizzati, dati degli operatori/autisti ove inseriti, foto veicoli, documenti caricati, metadati tecnici, identificativi di file, hash, informazioni di invio e stato delle elaborazioni.

3. Dati contenuti nei file caricati

Le foto e i documenti caricati dall'azienda possono contenere dati personali di dipendenti, collaboratori, autisti, destinatari, mittenti, clienti, fornitori o terzi, nonché targhe, VIN, dati veicolo, firme, riferimenti di trasporto e altre informazioni operative. L'azienda cliente è normalmente titolare del trattamento di tali contenuti e deve assicurarsi di avere una base giuridica adeguata per caricarli e trattarli tramite Fotacar Cloud.

4. Finalità

I dati sono trattati per creare e gestire l'account, erogare il periodo di prova, fornire dashboard e app, autorizzare dispositivi, archiviare e rendere disponibili foto e documenti, generare proforme o avvisi di pagamento, emettere fatture, fornire assistenza, garantire sicurezza, prevenire abusi, adempiere obblighi di legge e inviare comunicazioni di servizio.

5. Basi giuridiche

Le basi giuridiche possono includere: esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali, adempimento di obblighi di legge, legittimo interesse alla sicurezza e corretta gestione del servizio, e consenso quando richiesto, ad esempio per comunicazioni commerciali facoltative.

6. Comunicazioni commerciali

Le comunicazioni commerciali, promozionali o non strettamente necessarie al servizio sono inviate solo quando l'interessato ha prestato un consenso separato, libero e facoltativo, revocabile in qualsiasi momento.

7. Destinatari e fornitori tecnici

I dati possono essere trattati da personale o collaboratori autorizzati del Fornitore e da fornitori tecnici necessari all'erogazione del servizio, quali hosting, infrastruttura server, posta elettronica, backup, storage, manutenzione, sicurezza, strumenti amministrativi e consulenti fiscali o legali. Tali soggetti trattano i dati nei limiti necessari e, ove applicabile, come responsabili del trattamento.

8. Trasferimenti extra SEE

Il servizio è progettato per trattare i dati nell'Unione Europea o nello Spazio Economico Europeo quando possibile. Qualora si rendessero necessari trasferimenti verso Paesi extra SEE, il titolare adotterà le garanzie previste dalla normativa applicabile, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre misure idonee.

9. Conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario all'erogazione del servizio, alla gestione amministrativa, alla sicurezza, all'assistenza e agli obblighi di legge. I dati di account e fatturazione sono conservati secondo i termini fiscali e contabili applicabili. I contenuti caricati dall'azienda sono conservati per la durata del rapporto e per l'eventuale periodo tecnico necessario a esportazione, backup, cancellazione o tutela dei diritti.

10. Sicurezza

Sono adottate misure tecniche e organizzative ragionevoli per proteggere i dati, tra cui HTTPS, autenticazione, separazione dei dati per azienda, limitazione degli accessi, log tecnici, backup e manutenzione. Nessun sistema informatico può tuttavia garantire sicurezza assoluta; l'azienda deve proteggere credenziali e dispositivi utilizzati dai propri utenti.

Verifiche tecniche, sicurezza e obblighi di legge

Fotacar Cloud non effettua un monitoraggio preventivo generalizzato dei contenuti caricati dagli utenti. Tuttavia, nell'ambito dell'assistenza tecnica, della manutenzione, della gestione della sicurezza, della prevenzione di abusi o dell'adempimento di obblighi di legge, il fornitore potrà trattare dati, file, metadati e log tecnici nella misura strettamente necessaria.

Qualora il fornitore venga a conoscenza di contenuti o comportamenti potenzialmente illeciti, potrà conservare temporaneamente le informazioni pertinenti e comunicarle alle autorità competenti nei casi previsti o consentiti dalla normativa applicabile.

11. Diritti degli interessati

Nei casi previsti dalla normativa, l'interessato può richiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei dati. Le richieste possono essere inviate al contatto indicato nella presente informativa. Quando la richiesta riguarda dati contenuti nei file caricati dall'azienda cliente, il Fornitore potrà indirizzare o coordinare la richiesta con l'azienda titolare del trattamento.

12. Reclamo

L'interessato ha diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente, in Italia il Garante per la protezione dei dati personali, se ritiene che il trattamento violi la normativa applicabile.

13. Minori

Fotacar Cloud è un servizio B2B destinato ad aziende e professionisti e non è rivolto a minori. L'uso della dashboard e dell'app deve avvenire da parte di soggetti autorizzati dall'azienda e, in ogni caso, nel rispetto dei requisiti di età e delle regole degli store applicabili.

14. Cookie e tecnologie tecniche

La dashboard può utilizzare cookie tecnici, sessioni, token, storage locale o tecnologie simili necessari per autenticazione, sicurezza, funzionamento dell'applicazione e preferenze tecniche. Eventuali strumenti non tecnici o di marketing saranno gestiti con informativa e consenso ove richiesto.

6. ACCORDO TRATTAMENTO DATI / DPA

Versione 2.1 - nomina a responsabile del trattamento per clienti B2B

1. Parti e ruoli

Per i dati personali contenuti in foto, documenti, metadati operativi e informazioni caricate dall'azienda tramite Fotacar Cloud, l'azienda cliente agisce normalmente come titolare del trattamento. Fast Agency di Pettenon Duilio Andrea, tramite Fotacar Cloud, tratta tali dati come responsabile del trattamento nei limiti necessari a fornire il servizio e secondo le istruzioni documentate dell'azienda cliente.

2. Trattamenti come titolare autonomo

Resta inteso che il Fornitore tratta come titolare autonomo i dati necessari alla gestione del proprio rapporto con l'azienda, quali dati di registrazione, amministrazione account, sicurezza, fatturazione, incassi, adempimenti fiscali, comunicazioni di servizio e tutela dei propri diritti.

3. Oggetto

L'accordo disciplina il trattamento dei dati personali effettuato dal Fornitore per conto dell'azienda cliente nell'ambito dell'erogazione di Fotacar Cloud, inclusi app mobile, dashboard, archiviazione operativa, consultazione, verifica tecnica, assistenza, manutenzione e sicurezza.

4. Durata

Il trattamento come responsabile dura per l'intera durata del rapporto contrattuale e per il successivo periodo tecnico necessario a esportazione, cancellazione, backup, assistenza, sicurezza o tutela dei diritti, salvo obblighi di legge o diverso accordo scritto.

5. Natura e finalità

Il trattamento consiste in raccolta, ricezione, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione tecnica, trasmissione, messa a disposizione, verifica, cancellazione e backup dei dati necessari all'erogazione del servizio. Le finalità sono: gestione foto veicoli, gestione documenti, accesso dashboard, collegamento dispositivi, sicurezza, log tecnici, assistenza, manutenzione e continuità del servizio.

6. Tipologie di dati

Possono essere trattati dati identificativi e di contatto di utenti/operatori, dati di dispositivi, dati veicoli, targhe, VIN, informazioni di trasporto, foto, documenti, firme, riferimenti operativi, metadati tecnici, indirizzi IP, log, hash e altri dati eventualmente contenuti nei file caricati dall'azienda.

7. Categorie di interessati

Le categorie di interessati possono includere amministratori dell'account, dipendenti, collaboratori, autisti, operatori, clienti, fornitori, mittenti, destinatari, soggetti firmatari di documenti e soggetti eventualmente presenti o identificabili nei contenuti caricati.

8. Istruzioni documentate

Il Fornitore tratta i dati personali soltanto secondo le istruzioni documentate dell'azienda cliente, incluse le presenti condizioni, le configurazioni della dashboard, le richieste di assistenza e le istruzioni impartite per iscritto. Se il Fornitore ritiene che un'istruzione violi la normativa applicabile, informerà l'azienda nei limiti consentiti dalla legge.

9. Riservatezza

Il Fornitore assicura che le persone autorizzate al trattamento siano soggette a obblighi di riservatezza o a vincoli equivalenti e accedano ai dati solo quando necessario per erogazione, assistenza, manutenzione, sicurezza o obblighi di legge.

10. Misure di sicurezza

Il Fornitore adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio e proporzionate al servizio, tra cui comunicazioni HTTPS, autenticazione, gestione token dispositivi, separazione logica dei dati per azienda, limitazione degli accessi amministrativi, log tecnici, backup, aggiornamenti, monitoraggio ragionevole e procedure di gestione incidenti. Le misure possono evolvere nel tempo in base allo stato dell'arte e alle esigenze tecniche.

11. Sub-responsabili

L'azienda autorizza in via generale il Fornitore a utilizzare sub-responsabili e fornitori tecnici necessari all'erogazione del servizio, quali hosting, infrastruttura server, posta elettronica, storage, backup, sicurezza, manutenzione e strumenti amministrativi. Il Fornitore resta responsabile verso l'azienda dell'adempimento degli obblighi affidati ai sub-responsabili nei limiti previsti dalla normativa.

12. Elenco subfornitori

Il Fornitore rende disponibili, su richiesta o nella dashboard, informazioni ragionevoli sulle categorie di subfornitori utilizzati. In caso di modifiche rilevanti che incidano sul trattamento, il Fornitore potrà informare l'azienda con modalità idonee, consentendo eventuali osservazioni nei limiti previsti dal contratto.

13. Trasferimenti internazionali

Qualora un subfornitore o componente tecnico comporti trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo, il Fornitore adotterà le garanzie richieste dalla normativa applicabile, ove necessarie.

14. Assistenza al titolare

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, il Fornitore presta ragionevole assistenza all'azienda per rispondere alle richieste degli interessati e per adempiere agli obblighi relativi a sicurezza, violazioni dei dati personali, valutazioni di impatto e consultazioni preventive, quando applicabili.

15. Violazioni dei dati personali

In caso di incidente di sicurezza che comporti una violazione dei dati personali trattati per conto dell'azienda, il Fornitore informerà l'azienda senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza, fornendo le informazioni tecniche disponibili e collaborando ragionevolmente per la gestione dell'evento.

Trattamento di contenuti illeciti o sospetti

Qualora, nell'ambito dell'erogazione del servizio, dell'assistenza tecnica, della manutenzione o della gestione della sicurezza, il fornitore venga a conoscenza della presenza di contenuti potenzialmente illeciti, non autorizzati o comunque contrari alle condizioni del servizio, potrà trattare i dati personali strettamente necessari per effettuare le verifiche tecniche, documentare l'evento, proteggere il servizio, adempiere a obblighi di legge e collaborare con l'azienda cliente o con le autorità competenti.

Nei casi in cui emerga un ragionevole sospetto di illecito o reato, il fornitore potrà limitare temporaneamente l'accesso ai dati interessati, conservare le informazioni tecniche pertinenti e comunicare alle autorità competenti i dati strettamente necessari, nei limiti previsti dalla normativa applicabile.

Resta inteso che l'azienda cliente, in qualità di titolare del trattamento dei dati caricati tramite il servizio, rimane responsabile della liceità, correttezza, pertinenza e autorizzazione dei contenuti trattati dai propri utenti e dispositivi.

16. Restituzione e cancellazione

Alla cessazione del servizio, l'azienda può richiedere esportazione o cancellazione dei dati secondo le funzioni disponibili e i termini comunicati. Decorso il periodo tecnico previsto, il Fornitore potrà cancellare o rendere non accessibili i dati, salvo obblighi di legge, backup tecnici temporanei o necessità di tutela dei diritti.

17. Audit e informazioni

Il Fornitore mette a disposizione informazioni ragionevoli per dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dal presente accordo. Eventuali verifiche o audit dovranno essere concordati preventivamente, svolti in modo proporzionato, senza compromettere sicurezza, riservatezza, continuità del servizio o dati di altri clienti.

18. Obblighi dell'azienda

L'azienda è responsabile della liceità delle istruzioni, della base giuridica del trattamento, dell'informativa agli interessati, della gestione dei propri utenti, della minimizzazione dei dati caricati e del rispetto degli obblighi privacy connessi alla propria attività.

19. Prevalenza

In caso di contrasto tra il presente DPA e altri documenti contrattuali, il DPA prevale limitatamente agli aspetti relativi al trattamento dei dati personali effettuato dal Fornitore come responsabile del trattamento per conto dell'azienda cliente.